Sogei ha comunicato ai propri fornitori l'apertura di due codici ufficio corrispondenti a forniture e servizi prestati per la "Divisione IT Economia" ("ContabilitaFornitori-SIE", codice "4L7340") e per le altre attività ("ContabilitaFornitori-SIF", codice "MZ0MSP").

Verrà fornito l'adeguato supporto per dirimere eventuali dubbi circa il ramo cui compete l'attività che il fornitore deve fatturare. Il Responsabile del contratto/Capo progetto e/o il proprio staff, saprà indicare a quale ramo aziendale di Sogei sia riconducibile l'oggetto di fatturazione. All'interno di un repertorio di contratto è possibile che vengano ceduti beni o prestati servizi per entrambi i rami aziendali; in tal caso, a fronte dello stesso contratto, la fatturazione deve essere suddivisa per settore di appartenenza.

Si tenga comunque presente che le attività riconducibili al ramo Economia di Sogei (SIE) sono identificate dal codice SIPAI (Codice progetto, sottoprogetto e componente) mentre le attività del ramo finanze (SIF) sono identificate da ordini d'acquisto e ordini di lavoro. La trasmissione della fattura a un codice ufficio errato comporta il rifiuto della stessa. Non deve mai essere utilizzato il codice ufficio "UFTK7C" ("Uff_eFatturaPA").

Dal 1° luglio 2017 Sogei è in regime IVA di "split payment".

Le fatture devono pertanto essere trasmesse con codice di esigibilità IVA "S" (split payment); quelle che riportano il codice di esigibilità IVA "I" (immediata) o "D" (differita) vengono rifiutate.

Fanno eccezione le fatture dei professionisti, che dal 14 luglio 2018 emettono documenti con IVA immediata.

Come stabilito dall'art. 21 del DPR 633/72, è obbligatorio indicare in fattura la P.IVA di Sogei S.p.A. (01043931003). L'assenza delle informazioni previste dalla norma comporta il rifiuto delle fatture.

La puntuale compilazione dell'xml è necessaria per evitare rifiuti di fatture da parte di Sogei a seguito di alcuni controlli automatici utili ad una prima verifica delle fatture ricevute dal Sistema di Interscambio (SdI).

Per verificare dove trovare i campi indicati da Sogei, si consiglia di utilizzare la versione 1.2.1 dell'xml pubblicata nel sito www.fatturapa.it: apre una nuova finestra. La corretta valorizzazione di tutti i campi richiesti permette una più rapida lavorazione e liquidazione della fattura.

Ai sensi dell'art. 25 del Decreto Legge n. 66/2014, al fine di garantire l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso Sogei S.p.A. devono riportare:

• il codice identificativo di gara (CIG), tranne nei casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla Leggen. 136 del 13 agosto 2010;
• il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche.

Sogei non può procedere al  pagamento delle fatture elettroniche che non riportino tali riferimenti, se previsti. La mancata  o errata indicazione degli stessi nell'apposito campo dell'xml (sezione "Dati Contratto" 2.1.3, campo "CUP" 2.1.3.6 e campo "CIG" 2.1.3.7) comporta il rifiuto delle fatture.

Il repertorio del contratto deve sempre essere indicato, così come eventuali ulteriori dati (codice SIPAI, ordine d'acquisto e ordine di lavoro) previsti contrattualmente.

Queste informazioni devono essere inserite puntualmente nei campi indicati da Sogei affinché le fatture possano superare i controlli formali che Sogei mette in atto sui documenti contabili ricevuti dal SdI. Il repertorio del contratto dovrà pertanto essere inserito nella sezione "DATI CONTRATTO" 2.1.3, nel campo "IdDocumento"2.1.3.2. Il codice SIPAI o l'ordine d'acquisto/lavoro devono essere iscritti nella sezione "DATI ORDINE ACQUISTO" 2.1.2 nel campo "IdDocumento" 2.1.2.2.

Per gli ordini d'acquisto/lavoro che hanno diverse linee, queste devono essere indicate nel campo "Numero item" 2.1.2.4.

L'importo imponibile delle fatture emesse a fronte di molteplici ordini d'acquisto/lavoro, comunicati al fornitore da Sogei, deve essere suddiviso in tante linee quanti sono gli ordini d'acquisto/lavoro corrispondenti.

Il campo dell'xml 2.1.2.1 "Riferimento Numero Linea" deve contenere il numero della linea di imponibile legata all'ordine d'acquisto riportato nel campo 2.1.2.2 "Id Documento". Alla stessa maniera si procede nel compilare la sezione 2.1.5 "Dati Ricezione".

I documenti a supporto della fattura devono essere trasmessi unitamente all'xml tramite il SdI, predisposto per accogliere gli allegati. Non è previsto un canale parallelo per l'invio di allegati, che devono viaggiare esclusivamente con la fattura. Qualora la fattura pervenisse priva degli allegati previsti contrattualmente, Sogei può procedere al rifiuto.

Il campo relativo al totale della fattura, ancorché non obbligatorio fiscalmente, deve essere compilato per consentire la corretta gestione del documento nel sistema contabile di Sogei e nella piattaforma di certificazione dei crediti (PCC).

Il regime di "Reverse Charge" (per le prestazioni di cui all' art. 17 DPR 633/72) deve essere indicato con il  codice IVA "N6": la mancata o errata indicazione di tale codice comporta il rifiuto della fattura.

La fattura si intende emessa quando viene trasmessa al SdI, indipendentemente dalla data di produzione nel sistema gestionale del fornitore.  La scadenza del pagamento verrà pertanto calcolata dalla data di invio al SdI (salvo decorrenze dei termini legate a collaudo delle forniture e/o ad eventuali specifici accordi contrattuali).

La fattura rifiutata non entra nella contabilità Sogei. Pertanto, in caso di rifiuto di fatture, il fornitore procederà ad uno storno interno e non dovrà trasmettere alcun documento rettificativo (nota credito) a Sogei. Lo stesso discorso vale nel caso di rifiuto di nota credito.