Sogei incoraggia le persone a segnalare potenziali violazioni in modo onesto e trasparente e non tollera ritorsioni, minacce o atti discriminatori nei confronti di chi effettua una segnalazione, in buona fede e con senso civico.

Lo strumento è rivolto a:

• soggetti interni (dipendenti, tirocinanti, altri soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza);
• soggetti esterni (intesi quali collaboratori e tutti coloro che intrattengono rapporti commerciali o finanziari di qualsiasi natura con la Società ovvero agiscano per conto della stessa sulla base di specifici mandati quali consulenti, fornitori, partner);
• altri soggetti segnalanti informazioni acquisite:
  • nell’ambito di un rapporto di lavoro con Sogei nel frattempo terminato purché le informazioni siano state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso;
  • durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali, laddove il rapporto di lavoro non è ancora iniziato;
  • durante lo svolgimento del periodo di prova presso la Società.

Sogei ha definito un processo di ricezione e gestione delle segnalazioni di comportamenti o condotte che possono rappresentare una violazione, anche solo potenziale, del Codice etico, di procedure e regolamenti aziendali, dei requisiti per la Responsabilità Sociale e Pari Opportunità, nonché di normative e leggi vigenti.

Sogei adotta la stessa piattaforma tecnologica (GlobaLeaks) utilizzata dall'ANAC, disponibile in modalità open source. La piattaforma garantisce a chi effettua una segnalazione di poter operare con la massima riservatezza e in piena conformità con i requisiti indicati dall'ANAC stessa.

Il Segnalante può utilizzare la piattaforma Sistema di gestione delle condotte illecite (whistleblowing): apre una nuova finestra dichiarando le proprie generalità (modalità esplicita) o in via anonima.

Nel caso di segnalazioni esplicite, viene garantita la tutela della riservatezza e l'anonimato del Segnalante nel rispetto della legge. Il sistema infatti provvede a separare i dati identificativi del Segnalante dal contenuto della segnalazione, in modo che la stessa sia anonimizzata. L'eventuale e successiva associazione all'identità del Segnalante viene utilizzata soltanto nei casi previsti dalla Legge.

Grazie all'utilizzo di un protocollo di crittografia che garantisce il trasferimento di dati riservati, il codice identificativo univoco, ottenuto a seguito della segnalazione registrata sulla piattaforma, consente al Segnalante di "dialogare" con Sogei in modo assolutamente anonimo senza la possibilità, per il ricevente o altri soggetti, di rintracciare l'origine della segnalazione.

Le segnalazioni anonime, ossia quelle in cui non è stata dichiarata l’identità del segnalante, possono essere prese in considerazione quando risultino chiare evidenze della gravità e dell’ammissibilità delle circostanze denunciate. Queste segnalazioni non rientrano nell’istituto del Whistleblowing.

Sarà comunque possibile dichiarare la propria identità in un secondo momento.

Le segnalazioni sono prese in carico dal RPCT per la parte di illeciti (ex Legge 190 del 2012 e Decreto Legislativo 231 del 2001) e dal Social Performance Team (SPTeam)/Comitato Guida per la parte di Sostenibilità Sociale (Responsabilità Sociale SA8000 e per Pari Opportunità).